Qu’est-ce que « l’Accord 36 » ?

Pour avoir recours aux heures supplémentaires (‘Jikangaï-Rôdô’ : heures effectuées au-delà de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine), il faut conclure un accord d’entreprise appelé « accord 36 – ‘Saburoku-Kyôteï’ » et le déposer (en produisant 2 originaux de l’accord) auprès de l’Inspection du Travail. Si cette procédure n’est pas respectée, le recours aux heures supplémentaires passe pour illégal, et est soumis à une pénalité. C’est une disposition prévue à l’article 36 du Code du travail, et « l’accord sur les heures supplémentaires et le travail les jours de repos » est plus couramment appelé « accord 36 ».

A la différence du règlement intérieur qui ne fait l’objet de la déclaration obligatoire à l’Inspection du Travail que si l’établissement emploie au moins 10 personnes en permanence, l’accord 36 doit être impérativement déclaré quel que soit l’effectif. Si vous demandez à vos salariés d’effectuer des heures supplémentaires ou de travailler le jour de repos sans avoir conclu l’accord 36, lequel n’est d’ailleurs pas très connu des filiales des entreprises étrangères installées au Japon, vous pouvez faire l’objet d’un avertissement admistratif de la part de l’autorité compétente. A ce titre, les établissements n’ayant pas signé l’accord doivent être particulièrement vigilants. Par ailleurs, certaines entreprises ne respectent pas l’obligation de revoir l’accord 36 chaque année. Strictement parlant, c’est aussi illégal.
Qu’est ce que « les heures plafond » ?

L’accord 36 doit préciser le nombre des heures de travail pouvant être effectuées au-delà de la durée de travail définie par le règlement intérieur (ci-après « heures additionnelles »). Les heures additionnelles sont réglementées par une note du Ministère de la Santé et du Travail fixant « les règles relatives au plafonnement des heures supplémentaires » et les « heures plafond ». Sauf dans le cas évoqué à l’alinéa 4. ci-dessous, l’accord ne peut pas être conclu s’il prévoit des heures additionnelles dépassant ces plafonds. Par exemple, le plafond mensuel des heures additionnelles est en principe de 45 heures pour la majorité des entreprises.

Qu’est-ce que « l’accord 36 avec clause particulière » ?

Comme nous venons de voir, les heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite fixée par l’accord 36. Il arrive cependant, suivant les circonstances et selon la nature de l’activité et la forme de l’entreprise, que l’on soit contraint d’avoir recours aux heures supplémentaires dépassant les « heures plafond » en période de haute activité. Il est donc admis seulement dans des « circonstances exceptionnelles » de faire travailler vos salariés au-delà de ces heures plafond en prévoyant ces détails circonstanciés dans l’accord 36. L’accord 36 qui prévoit ces heures dépassant les plafonds pour des circonstances exceptionnelles est appelé «accord 36 avec clause particulière ».

La signature d’un accord 36 avec clause particulière est soumise à certaines conditions :
-Les circonstances exceptionnelles, citées dans l’accord, doivent être « temporaires » (exemple : prise des commandes qui dépassent largement la capacité nominale de production et dont les délais de livraison sont très courts).

-« Temporaire » dit la nécessité « passagère » et « imprévue » du recours aux heures supplémentaires. Le recours à ces heures ne doit pas dépasser, au total, la moitié de l’année. Si, par exemple, l’accord est conclu pour un an, sa durée ne doit pas aller au-delà de 6 mois.

-L’accord 36 avec clause particulière doit préciser combien de fois la durée de travail est autorisée à dépasser les heures plafond.

Code du travail par rapport à l’accord 36

Les établissements concernés sont donc tenus de signer un nouvel accord 36 après le 1er avril 2010 en y précisant le taux de majoration de la rémunération des heures supplémentaires effectuées au-delà des plafonds en vertu de la clause particulière et de transmettre l’accord signé à l’Inspection du Travail. Une autre modification porte sur ce taux de majoration, qui « doit être supérieur à 25% ». Il s’agit non d’une obligation de résultat, mais « d’effort ». Ne peut-on toutefois pas profiter de la conclusion d’un accord prévoyant un taux supérieur à 25% pour limiter les heures supplémentaires dépassant les plafonds et améliorer l’efficacité du travail ? Malgré les efforts de l’employeur, le résultat pourrait rester à 25 %, auquel cas il vous est recommandé de préparer un argument suffisant avant d’aller remettre votre accord 36 à l’inspection du Travail.

En conclusion :
1.Si vous voulez demander à vos salariés de travailler au-delà de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine, il faut signer un accord 36 et le déposer à l’Inspection du Travail.
2.Si vous voulez demander à vos salariés de travailler au-delà des heures plafond, il faut signer un accord 36 avec clause particulière et le déposer à l’Inspection du Travail
3.A la signature d’un accord 36 avec clause particulière, il faut préciser le taux de majoration de la rémunération. Par ailleurs, ce taux doit être supérieur à 25% (nouvelle obligation « d’effort » du Code du travail modifié en 2010).

« Pour ne pas bénéficier de l’application du Code du travail modifié en 2010, on peut ne pas prévoir la clause particulière à la conclusion de l’accord 36 ». Il est périlleux de prendre ainsi les choses à la légère. Le recours aux heures supplémentaires dépassant les plafonds lui-même passerait pour illégal dans ce cas-là.