* Premières réflexions

Article 5 de la loi sur les contrats de travail (prise en considération de la sécurité des travailleurs)

L’employeur, en parallèle avec les contrats de travail, doit prendre suffisamment en considération la nécessité pour les salariés de travailler dans de bonnes conditions de sécurité physique.

 

Commentaire : il est admis que des infractions au devoir de considération de la sécurité peuvent poser question si ne sont pas mises en application des contre-mesures dérivées des dernières connaissances scientifiques. Par exemple, procéder, sans bien appréhender le degré de dangerosité du Covid-19, à une distribution uniquement de masques, sans prendre d’autres mesures de sécurité et d’hygiène, peut porter atteinte à la santé des salariés, qui peuvent en être affectés. Il est donc possible que ces faits soient jugés comme des violations de l’obligation de prévention, étant donné la virulence de l’épidémie de Covid-19. Par exemple, si vous acceptez que votre salarié, dont la fièvre ne diminue pas et qui se repose chez lui, travaille à domicile à sa demande, et que son état de santé ensuite s’aggrave ou bien que sa guérison tarde, vous pourriez vous retrouver en infraction avec le devoir de votre entreprise de veiller à sa sécurité.

 

* Principes des accords collectifs d’ajustement de l’emploi

Article 3 de la loi sur les contrats de travail (principes des contrats de travail)

Les contrats de travail doivent être conclus ou modifiés sur la base d’un accord sur un pied d’égalité entre salariés et employeur. 

 

Article 8 de la loi sur les contrats de travail (modification du contenu des contrats de travail)

Les salariés et l’employeur peuvent modifier les conditions de travail contenues dans les contrats de travail, grâce à un tel accord.

 

Commentaire : le règlement intérieur contient les stipulations sur les règles de l’entreprise, les conditions de travail. Le contenu du règlement intérieur peut être modifié librement sur accord des salariés et de l’employeur, si tant est qu’il ne contrevient pas aux lois et ordonnances concernées.

Par ailleurs, dans le cadre de la situation de crise actuelle, l’on estime possible de modifier lesdites conditions de travail à travers des pourparlers entre salariés et employeur, de manière flexible et en temps opportun, sans passer par la procédure de modification du règlement intérieur.

Par exemple, ceci peut s’appliquer aux « horaires décalés » ou bien aux « congés exceptionnels par suite des mesures liées à la crise sanitaire due au Covid-19 ».

 

* Indemnisation des accidents du travail

Si un salarié se retrouve infecté par le Covid-19 et si cette contamination est reconnue comme ayant pour origine le travail ou bien le trajet pour aller au travail, il pourra bénéficier des prestations d’assurance contre les accidents du travail.

 

* Comment répondre au harcèlement sur le lieu de travail

Veuillez faire attention à ce que des salariés ne soient pas victimes d’intimidation ou de harcèlement du fait de leur contamination au Covid-19 ou du fait des congés qu’ils prennent dans ce contexte, etc. Vous voudrez bien prendre les mesures nécessaires en proposant par exemple à vos salariés une meilleure sensibilisation et conscientisation des problèmes.

 

* Flexibilité du mode de travail en prévention de contaminations

 

1. Modification des horaires de début et de fin de travail et système de travail flexible

Les salariés et l’employeur peuvent modifier les horaires de début et de fin de travail à travers un accord ; en conséquence, vous devrez vous concerter suffisamment, salariés et employeur, sur le contenu du travail en horaires décalés. De même, noter qu’il existe le travail en temps flexible, système qui laisse aux salariés le soin de décider des horaires de début et de fin du travail. Ce système consiste en deux parties : la journée de travail est divisée en horaire de base (pendant lequel le salarié doit être présent) et en horaire flexible (le salarié peut arriver et partir à l’heure de son choix pourvu qu’il soit présent durant l’horaire de base). On peut remarquer qu’il n’y a pas obligation à créer un horaire de base et que l’horaire peut être uniquement flexible.

 

2. En cas de réduction des heures de travail

Veuillez prendre note des points suivants en cas de réduction des heures de travail.

• Il est possible de diminuer le salaire au prorata de la réduction d’heures.
• Vouloir passer d’un salaire mensuel à un salaire horaire est source de problème. Il suffit de régler 6/8 du salaire mensuel ordinaire (salaire de base + indemnités) pour quelqu’un qui ne travaillerait plus que 6 heures au lieu de 8 heures.
• Il est souhaitable de continuer à payer les indemnités (transport par exemple) sans rapport avec le travail.
• Il se peut qu’un assuré ne soit plus couvert par la sécurité sociale en cas de réduction d’un certain nombre d’heures de travail hebdomadaires mais, si cela n’est que provisoire, sa qualité d’affilié est maintenue.

 

3. Télétravail

Les lois et ordonnances découlant du Code du Travail s’appliquent également en cas de télétravail. Toutefois, comme l’environnement habituel du salarié s’en trouve modifié, veuillez être attentif à la gestion des heures de travail. Le Ministère de la Santé, du Travail et de la Protection Sociale a publié un guide des points importants auquel vous pouvez vous référer : « https://telework.mhlw.go.jp ». En outre, afin de soutenir les entrepreneurs de PME qui ont adopté récemment le télétravail, à cause de l’épidémie de coronavirus, la subvention pour l’amélioration des heures supplémentaires (cours de télétravail), déjà clôturée pour l’exercice 2020, est à nouveau ouverte aux candidatures depuis le lundi 9 mars 2020, à la faveur de la création d’un nouveau cours exceptionnel de télétravail.

 

4. Introduction du système d’horaires de travail variable

On estime qu’en raison de diverses mesures telles que la suspension des manifestations, la fermeture provisoire des écoles, la fermeture et la réduction des activités commerciales, etc., toutes mesures visant à prévenir la contamination au coronavirus, les heures de travail des salariés soient réduites et que ceux qui restent soient contraints de travailler davantage pour compenser l’augmentation des absences.

 

L’article 32.4 du Code du Travail stipule que, dans le cadre des accords collectifs, les salariés disposent d’un jour de repos par semaine, dans la mesure où la durée variable de travail annuel correspond à une durée moyenne hebdomadaire inférieure à 40 heures. En outre, si les jours et les heures de travail sont spécifiés concrètement, il est possible aux salariés de travailler au-delà des heures de travail légales de 8 heures par jour et 40 heures par semaine sur un jour et une semaine spécifiques.

 

Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, si les heures de travail se prolongent par suite du manque de personnel ou si, au contraire, elles se réduisent par suite de la contraction de l’activité de l’entreprise, l’on peut envisager d’introduire l’annualisation des heures de travail variables. Toutefois, certaines entreprises ont d’ores et déjà adopté un système d’heures de travail variables à l’année. Et il peut s’avérer difficile pour elles de continuer à appliquer ce système en raison des nouvelles mesures de protection contre le coronavirus car le nouveau système requiert que « les jours de travail et les jours de repos soient déterminés à l’avance à l’aide d’un calendrier annuel ».

 

On applique le système d’heures de travail variables à l’année afin de bien planifier l’exécution des tâches pendant la durée considérée. Il est entendu qu’il n’est pas possible d’en arrêter l’application pendant la période ciblée même à travers un accord collectif entre salariés et employeur. Cependant, si, compte tenu de l’impact des mesures adoptées contre le Covid-19, l’on reconnaît que la mise en application du système d’heures de travail variables annualisé, comme prévu initialement, s’avère d’une gestion extrêmement compliquée pour une entreprise, l’employeur et les salariés peuvent exception-nellement reprendre les discussions. Il leur sera ensuite possible de produire un nouvel accord collectif d’ajustement de l’emploi, par l’intermédiaire d’une résiliation de l’accord entre le patronat et les salariés ou bien conformément à une clause d’abrogation interne audit accord. Toutefois, il convient de veiller, même dans ce cas, à ce que la résiliation de l’accord collectif d’ajustement de l’emploi ne porte pas préjudice aux salariés et ce, en opérant une moyenne de la durée de travail jusqu’à la résiliation puis en leur réglant le salaire supplémentaire correspondant aux heures dépassant les 40 heures hebdomadaires.

 

5. Mesures prises par l’entreprise en cas de congé pris par le salarié

Vous voudrez bien être attentif aux points suivants :

• Cas où l’entreprise n’a pas d’obligation de régler les salaires

(1.1) fièvre persistante, fatigue générale, toux, etc. : vous jugerez qu’il n’est pas possible de travailler. Le salarié prendra du repos car il risque aussi de gêner les collègues au travail.

(1.2) le test du salarié s’est révélé positif alors que ce dernier n’en savait rien : veuillez lui recommander de travailler moins, de se faire hospitaliser, sur la base de la loi sur les maladies contagieuses, conformément aux recommandations du gouverneur de la préfecture.

(1.3) l’école de l’enfant est fermée et il est devenu fiévreux : suivez les instructions de l’école. Un nouveau système de subventions a été créé.

 

• Lorsque l’entreprise a l’obligation de régler les indemnités de suspension de contrat

Quand l’entreprise ordonne unilatéralement une fermeture, même pour les salariés en bonne santé, elle se doit de payer des indemnités de suspension de contrat (supérieures à 60 % du salaire moyen), selon l’article 26 du Code du Travail, car elle a mis également en congé des salariés aptes à travailler et qu’elle l’a « fait pour des raisons relevant de sa propre responsabilité ».

 

• Zone grise : les entreprises qui estiment que, vis-à-vis des salariés qui « toussent mais ne vont pas pour autant s’absenter », ces derniers « devraient s’absenter par précaution ». Ce type de cas est inclus dans une zone grise. Vous voudrez bien avoir de bonnes discussions entre personnel et direction, y compris pour les points (1) et (2) ci-dessus pour établir les règles de la société.

 

6. Comme indiqué au point 5 ci-dessus, veuillez faire en sorte que le personnel et la direction discutent pleinement du traitement des salaires pour le cas où les salariés viendraient à s’absenter du travail, dans l’optique d’établir un système permettant aux salariés de prendre un congé l’esprit tranquille.

 

La nécessité de régler les salaires doit être examinée en tenant compte globalement de tous les facteurs au cas par cas. Conformément à l’article 26 du Code du Travail, les congés du fait de l’employeur doivent faire l’objet d’une indemnité de suspension de contrat (supérieure à 60 % du salaire moyen).

 

Le Code du Travail stipule que les employés soient payés jusqu’à 60 % du salaire moyen. Mais pour qu’ils puissent prendre des congés l’esprit aussi tranquille que possible, il est souhaitable de déterminer dans le règlement intérieur de chaque entreprise que ce paiement dépassera les 60 % du salaire moyen (par exemple : 100 %). Dans ce cas et si les conditions de règlement sont réunies, les salariés pourront percevoir une subvention d’ajustement de l’emploi.

 

Selon l’esprit de l’article 26 du Code du Travail, au cas où le congé est dû à un cas de force majeure, la responsabilité n’en incombe pas à l’employeur qui n’a pas d’obligation à régler d’indemnité de suspension de contrat. Les cas de force majeure sont les suivants :

• accident survenu pour une cause extérieure à l’entreprise
• accident impossible à éviter bien que l’employeur ait pris toutes les précautions nécessaires dans le cadre d’une gestion normale

 

On comprend que ces deux exigences doivent être bien remplies. Par exemple, quand il est possible de faire travailler un salarié, à domicile, et qu’on constate que l’employeur n’a pas réfléchi suffisamment à cette option et qu’il n’a pas bien évalué toutes les possibilités pour éviter une fermeture provisoire (ce que l’on attendrait d’un employeur en temps normal), le cas peut tomber sous le coup du « congé du fait de l’employeur » auquel cas ce dernier devrait payer au salarié une indemnité de suspension de contrat.

 

7. Quand un salarié s’absente en raison d’une infection au Covid-19 et conformément aux restrictions de travail imposées par le gouverneur de la préfecture, le cas ne relève pas en général du « congé du fait de l’employeur » et il n’est pas nécessaire de lui payer d’indemnité de suspension de contrat. Toutefois, s’il s’agit de quelqu’un qui cotise aux assurances des employés et qu’il remplit les conditions nécessaires, il pourra percevoir une indemnité maladie de chaque assurance. Concrètement, il y aura compensation financière pour maladie, à hauteur des deux tiers de la rémunération quotidienne moyenne des 12 derniers mois et ce, à compter du quatrième jour suivant la date à laquelle il n’a plus été possible de travailler en raison de soins médicaux (délai de carence). Veuillez vérifier auprès de votre assureur les formalités à accomplir pour préparer le dossier.

 

8. En ce qui concerne les employés présentant une suspicion de contamination au Covid-19, qui sont en mesure de poursuivre leur travail après avoir consulté le « Centre de consultation des personnes de retour au pays et des personnes avec suspicion de contamination au Covid-19 », leur employeur devra généralement leur régler une indemnité de suspension de contrat s’il décide de sa propre autorité de les mettre en congé, puisque cela correspond à un « congé du fait de l’employeur ».

 

9. Si un salarié s’absente de sa propre initiative en raison de symptômes de maladie, fièvre, etc., sans pour autant savoir à ce stade s’il est atteint par le Covid-19, on estime que son absence au travail est similaire à une absence ordinaire pour maladie et qu’il convient d’appliquer le système de congé maladie. Par ailleurs, quand l’employeur décide unilatéralement d’une fermeture provisoire, par exemple en prenant des mesures pour mettre tous ses employés en congé, alors que les seuls symptômes sont de la fièvre, l’employeur devra en général leur verser une indemnité de suspension de contrat puisque cela correspond à un « congé du fait de l’employeur ». Les opinions divergent à ce sujet et certains pensent qu’il faut déterminer si travailler est possible ou pas (si le salarié ne peut pas travailler, il n’y a pas vraiment d’indemnité pour suspension de contrat).

 

10. Si la contamination au Covid-19 entraîne la mise en congé des salariés par suite d’une suspension provisoire et inévitable des activités, les salariés et l’employeur doivent discuter et se mettre d’accord pour éviter aux salariés d’être désavantagés par la situation. En outre et conformément à l’article 26 du Code du Travail, si la fermeture temporaire a lieu pour des raisons imputables à l’employeur, ce dernier a l’obligation de payer à ses salariés une indemnité de suspension de contrat (supérieure à 60 % du salaire moyen). Si la fermeture découle d’un cas de force majeure, l’employeur n’est pas tenu de payer d’indemnité de suspension de contrat. Concrètement, au cas où, par exemple, la fermeture est due à un fournisseur étranger qui aurait suspendu son activité, impactée par la contamination au Covid-19, l’employeur se doit d’examiner et de décider d’une manière globale quels efforts spécifiques promouvoir pour éviter une fermeture temporaire, pendant la durée de suspension des activités de ce fournisseur, et selon son degré de dépendance à l’égard de ce dernier ou le recours à des solutions de remplacement.

 

11. Lorsque des salariés doivent s’arrêter par suite d’une contamination au Covid-19 et qu’il n’est pas indispensable de leur régler d’indemnité de suspension de contrat ou bien que se pose la question de la nécessité de leur régler leur salaire, l’entrepreneur se doit de prendre en considération la situation de certains salariés qui nécessitent une attention particulière et d’améliorer leurs conditions de travail. Il en va de même pour les travailleurs qui font une pause par suite d’une contamination au Covid-19. C’est pourquoi il est souhaitable que, même si le Code du Travail stipule qu’il n’est pas indispensable de payer à un salarié l’indemnité de suspension de contrat quand il est en congé par suite de contamination au Covid-19, il soit prévu au règlement intérieur de payer des indemnités aux salariés en arrêt et ce, sur la base de discussions entre employeur et salariés. Enfin, d’une manière générale, les entrepreneurs, qui ont fermé temporairement et de leur propre initiative leur établissement et ont mis en congé leurs salariés, peuvent prétendre percevoir une aide financière pour la régulation de l’emploi, dans la mesure où ils y ont été contraints au vu de la réduction de l’activité économique, sachant que, actuellement, le public réclame des mesures fortes pour éviter la propagation des contaminations par le Covid-19.

 

12. Indemnités d’assurance maladie – accident
    • Si un salarié couvert par la sécurité sociale se fait soigner chez lui après avoir constaté des symptômes tels que de la fièvre et se révèle donc incapable d’exécuter son travail, il peut bénéficier d’indemnités d’assurance maladie – accident même s’il n’est pas testé positif au Covid-19.
    • La période précédant les examens en hôpital est également couverte par les indemnités maladie – accident. Si, pour des raisons indépendantes de votre volonté, vous ne consultez pas un établissement médical et ne pouvez donc pas joindre d’avis du médecin, vous l’expliquerez dans le formulaire de demande de paiement et, en même temps, vous joindrez des documents établis par votre employeur, prouvant que pendant ladite période, vous n’avez pas travaillé pour des raisons de traitement médical. En conséquence, si l’assureur reconnaît votre incapacité de travailler, vous percevrez une indemnité maladie – accident. Il s’agit là d’une toute nouvelle mesure exceptionnelle.
    • Par suite de l’apparition de personnes contaminées par le Covid-19 dans une entreprise, qui doit fermer complètement et où il est impossible de travailler, il n’y a pas paiement d’indemnité maladie – accident dans la mesure où le salarié assuré n’est pas reconnu comme incapable de travailler durant la période de fermeture. Ledit salarié perçoit en conséquence une indemnité de suspension de contrat, telle que stipulée à l’article 26 du Code du Travail, conformément à ce qui est indiqué plus haut.

 

13. Subventions financières pour la régulation de l’emploi

Les entrepreneurs qui, à leur corps défendant et par suite de la réduction de leurs activités pour des motifs économiques, une récession par exemple, doivent procéder à une régulation de l’emploi, percevront une aide partielle sous la forme d’indemnités pour suspension de contrat, de salaire, etc. dans la mesure où ils mettent en congé leurs salariés, ou bien leur proposent provisoirement des cours, des formations ou des mutations (ci-après, « congé ») et qu’ils maintiennent l’emploi de ces salariés.

 

La crise sanitaire actuelle entraîne la réduction accélérée des activités commerciales de certaines petites entreprises.

En outre, il est à craindre que les effets de cette crise sanitaire ne soient généralisés et perdurent dans le temps. Il s’ensuit que des mesures exceptionnelles ont été prises afin d’assouplir les conditions d’octroi de subventions de régulation de l’emploi à l’intention des entrepreneurs qui ont dû réduire leurs activités commerciales malgré eux. Les employeurs qui ont ainsi maintenu l’emploi de leurs salariés, encore plus largement qu’à l’ordinaire, pourront percevoir cette aide financière.

 

Des mesures exceptionnelles sont mises en application pour accompagner les effets de la contamination par le Covid-19 :

• Possibilité de présenter un plan de fermeture provisoire depuis le 24 janvier 2020
• La période de vérification de l’indice de production * sera raccourcie de 3 mois à 1 mois
• Les entrepreneurs dont l’installation date de moins d’un an à la date du 24 janvier 2020 peuvent également bénéficier de subventions.
• Même si le nombre d’embauches des 3 derniers mois est en augmentation par rapport à la même période de l’année précédente, il y a quand même droit à subvention.

 

Le taux des subventions est de 1/2 pour les grandes entreprises et de 1/3 pour les PME, en ce qui concerne le montant équivalant aux salaires dans les cas où l’entreprise, temporairement fermée, a mis en place des indemnités d’ajustement de l’emploi ou bien des cours de formation et d’enseignement pratique. La limite maximum par salarié est de 8 330 yen par jour et le nombre maximum de jours subventionnés s’élève à 100. La demande de subvention doit être accompagnée d’un plan couvrant la période de fermeture provisoire.

 

14. Subventions gouvernementales au télétravail

 

Les entreprises qui auront réintroduit le télétravail entre le 17 février et le 31 mai 2020 comme mesure pour répondre à la crise sanitaire et qui auront mis en place l’une des mesures suivantes, seront habilitées à percevoir de l’Etat une aide égale à la moitié des frais engagés (dans la limite d’un million de yen).

• Rédaction et modification du règlement intérieur, des accords collectifs d’ajustement de l’emploi (exemple : préparation de stipulations relatives au télétravail)
• Formation des salariés à la gestion du travail
• Formation et mutation des salariés
• Consultation d’experts en droit du travail et en assurances sociales, etc.
• Introduction et exploitation d’équipements de communication en télétravail.

 

Equipements concernés : appareils pour communiquer par Internet, introduction d’équipements, de logiciels et d’assistance en maintenance pour le fonctionnement à distance des ordinateurs de l’entreprise, introduction de services de cloud, utilisation de bureaux satellites, etc.

Equipements non inclus : ordinateurs personnels, tablettes, smartphones.

 

Les dépenses qui rentrent dans le champ des subventions sont les suivantes : récompenses, frais de déplacement, de réunion, de reliure pour imprimerie, d’équipement, frais et commissions de mise en service et de supervision des machines, etc.

 

15. Subventions de la Ville de Tokyo pour le télétravail

 

La Fondation de Tokyo pour le Travail (Tokyo Shigoto Zaidan) a pris des mesures pour que les entreprises puissent poursuivre leurs activités parallèlement à la prévention de l’extension de la crise sanitaire et à l’urgence, à travers des subventions pour les frais encourus par les entreprises moyennes et petites de Tokyo pour mettre en place le télétravail, avec des équipements et des logiciels, etc. Le taux de l’aide est de 100 % des frais concernés, dans la limite maximum de 2,5 millions de yen. Les initiatives parachevées d’ici au 30 juin 2020 pourront être subventionnées.

 

Quelles sont les entreprises concernées ?

• Les entreprises moyennes et les PME qui emploient régulièrement entre 2 et 999 personnes, dont le siège social ou bien le bureau est situé à Tokyo.
• Les entreprises qui participent au « projet de promotion 2020 TDM » organisé par la Ville de Tokyo (TDM :Transportation Demand Management )

 

Quels frais peuvent faire l’objet d’une aide ?

• Frais d’achat d’équipement (exemples : ordinateurs, tablettes, routeurs VPN)
• Coût d’installation et de configuration des équipements (exemples : frais d’installation et de configuration de routeurs VPN, etc.)
• Frais de sous-traitance pour la maintenance, etc. (exemple : coût de maintenance des équipements)
• Frais de support de l’exploitation lors de l’introduction des équipements (exemples : frais d’élaboration de manuels expliquant la manipulation des équipements)
• Coût du leasing des équipements (exemple : coût du leasing des ordinateurs)
• Coût d’utilisation des outils du cloud (exemple : frais d’usage des outils de communication)

 

Il existe encore d’autres exigences. Vous les retrouverez en détail dans le document répertoriant les directives pour la préparation des dossiers :

https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/boshu/documents/zigyoukeizoku-boshuuyoukou0311.pdf

 

Une partie des sources de ce document provient du document intitulé « questions – réponses sur le Covid-19 » élaboré par le Ministère de la Santé, du Travail et de la Protection Sociale,