Nous parlerons ici de l’importance de l’administration du temps de travail et de l’avertissement pour mesure corrective (zesei kankoku) émis par l’Administration du Travail

Qu’est-ce qu’un “avertissement pour mesure corrective”?

Il s’agit d’une mesure administrative prise à l’encontre des situations de direction du personnel non-confomes aux lois et règlements relatifs au travail, qui a pour but d’inciter les employeurs au respect de ces lois et règlements. Cet avertissement est donné par l’Administration à l’employeur concerné avant qu’une mesure plus décisive (ordre de paiement rétroactif du salaire, envoi du dossier au parquet ou arrestation) soit infligée à ce dernier, afin de prévenir des cas notamment de mort par surmenage (karoshi), d’heures supplémentaires impayées (service zangyo) etc souvent rapportés par les journaux télévisés ou la presse écrite.

Ces avertissements sont émis plus fréquemment ces dernières années, à cause du renforcement du contrôle par l’Administration du Travail de la responsabilité des entreprises en matière d’administration du temps de travail ou des salaires. Il est à noter que toutes les entreprises – y compris celles à capitaux étrangers – sont concernées par ces mesures correctives, quelque soit leur nombre de salariés.

Cas particuliers d’avertissement pour mesure corrective et d’envoi au parquet

Société A : Lors d’une visite d’inspection, l’inspecteur chargé de contrôler le respect du Code du Travail (ci-aprés “Inspecteur”) a constaté que les suppléments de salaires pour heures de travail supplémentaires accomplies au-delà de la limite réglementaire (20 hrs/mois) restaient impayés pour certains salariés, ce qui a valu à la Société un avertissement pour mesure corrective pour non -respect des Articles 24 et 37 du Code du Travail. Suite à quoi, la Société a procédé au recalcul des suppléments puis au paiement de la somme correspondante (environ 8 millions de yens) à 60 salariés concernés.

Société B : Suite à une visite d’inspection, l’Inspecteur a affirmé que les contrats de travail signés par la Société – selon lesquels les salaires étaient calculés sur une base annuelle et les suppléments de salaires étaient compris dans les salaires annuels – ne satisfaisaient pas les conditions légales, et que la Société contrevenait ainsi aux Articles 24 et 37 du Code du Travail qui prévoient que des suppléments de salaires doivent être versés aux salariés pour des heures supplémentaires de travail ou du travail effectué pendant des jours de congé. Par conséquent, la Société a reçu de l’Inspecteur une directive (avertissement) incitant à procéder au paiement rétroactif des suppléments de salaires pour 3 mois (équivalents à 4 millions de yens pour 20 salariés) ainsi qu’à la révision des contrats de travail.

Société C : Au cours d’une visite d’inspection de la Société qui compte 60 salariés, l’Inspecteur a relevé un non-paiement des suppléments de salaires pour des heures supplémentaires de travail qui constitue une infraction à l’Article 37 du Code du Travail. Il a donc demandé à la Société de corriger ce manquement, suite à quoi la Société a rendu un rapport au Bureau de l’Inspection du Travail. Ce rapport accompagné d’une copie du registre des salaires de la Société prétendait que cette dernière avait procédé à un suivi des heures supplémentaires effectivement réalisées par ses salariés, puis avait payé les suppléments de salaires calculés à partir du résultat de cette enquête. Or il s’est avéré plus tard que le contenu de ce rapport était faux, ce qui justifiait l’ouverture d’une enquête selon le Code de Procédure Pénale applicable à des cas graves ou odieux. Le prévenu a été arrêté, intérrogé puis déféré au parquet, pour notamment avoir désavoué toute infraction au Code du Travail pendant l’enquête.

Comme clairement démontré par le cas de la Société C, le sort d’une société qui a reçu un avertissement pour mesure corrective est décidé par les dispositions prises ou l’attitude adoptée par la société à l’égard de cet avertissement : alors que les Sociétés A et B ont activement manifesté leur volonté d’améliorer la situation, la Société C a essayé de dissimuler ses fautes en commettant des infractions supplémentaires (falsification de documents et déclaration mensongère : erreurs fatales de la part d’une société qui a déjà reçu un avertissement) ce qu’a eu des conséquences très graves (arrestation et l’envoi au parquet).

Pouquoi l’Administration du Travail a renforcé ses moyens de contrôle y compris l’avertissement pour mesure corrective?

L’augmentation rapide depuis quelques années du nombre d’avertissements émis en matière de temps de travail a été motivée par le constat de nombreux accidents de travail résultant du surmenage. En effet, un grand nombre de ces accidents ayant été provoqués par une durée de travail excessive, il a été décidé de lutter contre la négligeance des entreprises manquant à l’obligation d’assurer la sécurité du travail, à l’aide du “Manuel des mesures générales contre les heures supplémentaires de travail impayées (chingin fubarai zangyo sogo taisaku yoko)”. Mis en place en mai 2004, ce Manuel affichait la forte volonté de l’Administration de réprimer, par tous les moyens disponibles y compris l’arrestation ou l’envoi au parquet des prévenus si nécessaire, le non-paiement des heures supplémentaires constituant le facteur de durée de travail excessive.

Objets des avertissement pour mesures correctives

D’après les statistiques du Ministère de la Santé et du Travail sur les contrôles réalisés pendant l’année 2003, les infractions suivantes constituaient les “les plus mauvais cas” des infractions au Code du Travail relevées par les inspections régulières :

• 1.en matière d’heures de travail (infraction à l’Article 36 du Code du Travail = heures supplémentaires effectuées sans qu’une convention prévue par la loi (36 kyotei) ait été soumis au Bureau de l’Inspection du Travail ) ;
• 2.en matière de règlement de travail (infraction à l’Article 89 du Code du Travail = non-soumission, par des sociétés ayant plus de 10 employés permanents, de règlement intérieur de travail au Bureau de l’Inspection) ;
• 3.en matière de suppléments de salaires (infraction à l’Article 37 du Code du Travail = non- paiment des suppléments de salaires dus) ;
• 4.en matière de précision des contitions de travail (infraction à l’Article 15 du Code du Travail = non-précision des conditions de travail légales à l’embauche) ;
• 5.en matière de registre des salaires (infraction à l’Article 108 du Code du Travail = non-indication des éléments légaux dans le registre des salaires).

Ce résultat donne l’impression que les avertissements pour mesure corrective sont essentiellement motivés par les infractions liées aux heures de travail. Toutefois, les lettres d’avertissement effectivement envoyées étant parfois accompagnées d’un document orientatif intitulé 《Prévention des troubles de santé causés par le surmenage》, on peut estimer que l’Administration du Travail vise avant tout à prévenir les troubles de santé provoqués par une durée de travail excessive. Ainsi, l’administration pertinente des heures de travail pour la préservation de santé des salariés constitue le pillier principal de la direction du personnel.

Améliorer la direction du personnel pour échapper à un avertissement

Il est conseillé à chaque société de procéder à une appréciation de sa propre direction du personnel, dans le souci d’assurer la santé des salariés, mais aussi pour satisfaire aux critères suivants inspirés des statistiques présentées ci-dessus :

1.heures de travail ;

● adinistration pertinente des heures de travail ;
● absence d’heures supplémentaires de travail dépassant la limite prévue par la convention légale (36 kyotei) ;

2.règlement de travail ;

● conditions de travail cohérentes à celles figurant sur le règlement intérieur de travail ;
● règlement intérieur de travail reflétant toutes les modifications des lois applicables ;

3.salaires et suppléments de salaires ;

● modes de paiement conformes à la loi ;
● suivi du nombre des heures de travail des cadres réalisées dans la nuit (*);
● suppléments de salaires : absence d’intégration dans les salaires de base et de versement forfaitaire(*).

(*) Il est prévu par la loi que même les cadres font l’objet du paiement des suppléments de salaires pour les heures de travail effectuées la nuit. Ainsi, certaines sociétés ont déjà reçu des avertissements pour mesure corrective pour avoir manqué à cette l’obligation (infraction à l’Article 37 du Code du Travail). En outre, pour que les suppléments de salaires puissent être pré-inclus dans les salaires annuels ou que les suppléments pour les heures de travail de nuit accomplies par des cadres puissent être intégrés dans leurs salaires de base comme dans le cas précité de la Société B, il y a lieu d’aménager le règlement intérieur de travail, les contrats de travail et le système salarial de telle manière que ces modes de rémunération soient reconnus légitimes.

Conclusion

Si un avertissement pour mesure corrective peut entraîner l’application de mesures juridiques comme des sanctions pénales ou l’envoi au parquet, il n’est jamais trop tard pour une société de consacrer une partie de ses efforts à la construction d’un système de direction de personnel conforme aux lois et règlements qui contribuera au développement soutenu de l’entreprise. Il revient alors aux dirigeants de chaque société de prendre l’initiative de toute réf

Etsuko Nakanishi
NAC Labor Law & Social Insurance Office