Lorsqu’une société étrangère fonde une succursale au Japon, elle doit se conformer aux formalités légales exposées ci-dessous en vertu du droit du travail et du régime de sécurité sociale du Japon.

1. Lors de la constitution de la société

Si les administrateurs sont des résidents, ils doivent s’affilier aux régimes d’assurance maladie et d’assurance retraite.

2. Lors de l’embauche de personnel

• (1) Etablissement d’un contrat de travail entre la société et chaque employé.
• (2) Affiliation du personnel, en tant qu’employeur, à l’assurance contre les accidents du travail et à l’assurance chômage.
• (3) Rapport au Bureau de l’inspection du travail quant à l’estimation des primes annuelles de l’assurance contre les accidents du travail et de l’assurance chômage et s’acquitter desdites primes.
• (4) Déclaration par l’employeur de ses employés dès lors qu’ils sont affiliés à l’assurance chômage.
• (5) Déclaration par l’employeur de ses employés dès lors qu’ils sont affiliés à l’assurance maladie et à l’assurance retraite.
• (6) Rapport au Bureau de l’inspection du travail consécutivement à l’embauche de personnel.
• (7) Quand la société demande à son personnel de faire des heures supplémentaires, la société et l’employé concerné établissent un agrement (Labour Management Agreement “Roushi Kyotei”)et en font la déclaration au Bureau de l’inspection du travail

3. Lorsque la société compte plus de dix employés

Un règlement intérieur doit être établi après avoir pris en considération les opinions du représentant du personnel quant au contenu dudit règlement. Il sera ensuite déclaré au Bureau de l’inspection du travail.

Vous trouverez ci-après le détail des formalités indiquées plus haut.

1. Lors de la création et de l’enregistrement d’une personne juridique

Les administrateurs de la personne juridique sont dans l’obligation d’adhérer à l’assurance maladie et à l’assurance retraite. Toutefois, quand les administrateurs sont provisoires ou bien que la personne juridique ne leur verse pas de rémunération, lesdites obligations n’ont plus lieu d’être. En fait, l’obligation d’adhérer à l’assurance maladie et à l’assurance retraite existe uniquement si les administrateurs sont titulaires et qu’une rémunération leur est versée.

2. Lors de l’embauche de personnel par l’entité juridique

• (1) L’entité juridique est dans l’obligation de communiquer par écrit à son personnel des conditions de travail précises, telles que stipulées dans le Code du Travail.
• (2) L’entité juridique doit faire savoir qu’elle a embauché un employé au « Bureau de l’inspection du travail » dont dépendent l’assurance contre les accidents du travail et l’assurance chômage.
• (3) Conjointement à la déclaration indiquée au point (2) ci-dessus, la société est dans l’obligation d’évaluer les primes de l’assurance contre les accidents du travail et de l’assurance chômage et de payer lesdites primes à l’avance.
• (4) Un employé dont les horaires de travail hebdomadaires dépassent 20 heures doit obligatoirement s’affilier à l’assurance chômage ; la société se doit donc de procéder aux formalités nécessaires pour que l’employé concerné y adhère.
• (5) Un employé dont les horaires de travail hebdomadaires dépassent 30 heures doit obligatoirement s’affilier à l’assurance maladie et à l’assurance retraite ; la société se doit donc de procéder aux formalités nécessaires pour que l’employé concerné adhère auxdites assurances.
• (6) En cas d’embauche d’un employé, la société se voit appliquer le droit du travail japonais et elle a l’obligation, en tant qu’entité juridique, d’en faire la déclaration au Bureau de l’inspection du travail.
• (7) Au Japon, il est interdit au personnel de travailler plus de 8 heures par jour et plus de 40 heures par semaine. S’il s’avère nécessaire de travailler au-delà de ces limites, on entre dans le cadre des heures supplémentaires et pour ce faire, un agrément, « l’agrément 36 », doit être établi au préalable entre l’employeur et les employés puis être déclaré auprès du Bureau de l’inspection du travail. Du travail en heures supplémentaires qui n’aurait pas été déclaré en « agrément 36 » constitue une infraction au Code du Travail. Ceci s’applique de la même façon au travail pendant les jours de congé légaux.
• (8) Par ailleurs, étant donné que l’affiliation aux assurances ci-dessus, contre les accidents du travail, le chômage, la maladie et pour la retraite, est une obligation légale, ni la société ni les employés n’ont la faculté de choisir de s’y affilier ou pas.

3. Lorsque la société compte au moins 10 employés

• (1) La société a l’obligation de rédiger un règlement intérieur.
• (2) Le règlement intérieur doit faire l’objet d’une déclaration au Bureau de l’inspection du travail. Cette déclaration doit avoir pris en considération l’opinion du/des représentant(s) de la majorité du personnel et être accompagnée d’une « lettre d’opinion » comme attestation.

4. Primes d’assurances sociales

• (1) L’assurance contre les accidents du travail est entièrement prise en charge par l’entité juridique mais l’assurance chômage, l’assurance maladie et l’assurance retraite sont partagées entre l’employeur et l’employé.
• (2) La part contributive de l’employé à la prime d’assurance chômage est prélevée à la source sur le salaire versé mensuellement par l’employeur.
• (3) La société doit régler à l’Etat en juillet chaque année « la prime de l’assurance contre les accidents du travail entièrement à la charge de la société » et « les parts contributives de la société et de l’employé à la prime d’assurance chômage ». Cette formalité s’appelle « reconduction annuelle ».
• (4) La part contributive de l’employé aux primes d’assurances maladie et retraite est prélevée à la source tous les mois sur le salaire versé par la société. Comme les primes d’assurances à la charge des employés sont d’un taux constant par rapport à leur salaire, la société doit déclarer à l’Etat une fois par an le montant des salaires de ses employés. Cette formalité s’appelle « déclaration de base de calcul ».

5. Impôts

L’entité juridique a l’obligation de payer les impôts sur la société, les impôts sur les activités d’entreprise, etc.

6. Salaires à verser au personnel

• (1) Les salaires du personnel doivent être versés tous les mois et à la même période, suite aux dispositions fixées pour la date et le montant du versement conformément aux stipulations du Code du Travail,.
• (2) Les employés ont l’obligation de payer l’impôt sur le revenu dérivant de leur salaire mais cet impôt est prélevé à la source par la société qui doit le régler à l’Etat au nom de son personnel.

Cas particulier : les bureaux de liaison

• (1) Les formalités ci-dessus s’appliquent de façon identique dans le cas d’un bureau de liaison, excepté pour le statut de l’assurance sociale.
• (2) L’affiliation à l’assurance sociale est obligatoire s’il s’agit d’une entité juridique mais elle est facultative dans le cas d’un bureau de liaison. Si la moitié du personnel souhaite y être affilié, il est possible de demander l’application de l’assurance sociale. Toutefois, à la différence d’une société, le représentant du bureau de liaison ne peut pas s’affilier à l’assurance sociale.
• (3) Le représentant du bureau de liaison ne peut pas s’affilier à l’assurance chômage, étant donné qu’il est considéré comme employeur.
• (4) S’agissant de l’assurance contre les accidents du travail, l’employeur a la faculté de demander à bénéficier du système « affiliation spéciale à l’assurance contre les accidents du travail ».